Services administratifs

Adminstratif

Les services administratifs sont implantés au rez-de-chaussée de la Résidence de Retraite La Sofiéta et disposent d’une antenne « Accueil/Permanences Administratives» à la Résidence de Retraite L’Escalinada (rez-de-chaussée du bâtiment principal).

 

Les services administratifs comprennent 5 pôles spécifiques  :

  • Le secrétariat de direction
  • L’accueil et la gestion administrative des résidents 
  • Les ressources humaines
  • Le service financier et l’économat
  • Le service qualité, communication, médiation

 

LE SECRETARIAT DE DIRECTION

Il est chargé de faire le lien entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes : il reçoit les communications téléphoniques destinées à la Direction et gère les rendez-vous du Directeur.
Il a en charge l’ensemble du courrier postal et électronique, et participe à la communication de la vie de l’Etablissement (notes de service et d’information, manifestations, journal interne…).
Il gère l’organisation des diverses instances, auxquelles le Directeur assiste et en assure le secrétariat (Conseil d’Administration, Conseil de la Vie Sociale, Comité Technique d’Etablissement, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, etc…).

L’ACCUEIL ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESIDENTS

L’Accueil téléphonique est assuré 7 jours sur 7 sur les deux Résidences de Retraite, sachant qu’en dehors des week-ends et jours fériés, l’accueil de la Résidence de Retraite L’Escalinada répond en direct aux appels téléphoniques de 10H00 à 17H00.

L’Accueil physique est assuré :
– 7 jours sur 7 à la Résidence de Retraite de La Sofiéta de 9H00 à 18H00
– Du lundi au Vendredi de 10H00 à 17H00, sauf week-end et jours fériés, à la Résidence de Retraite L’Escalinada
Ils renseignent et orientent les résidents, familles et visiteurs et réalise des travaux de secrétariat (réception du courrier, envois de fax et de courriers électroniques, photocopies, prises de rendez-vous ….) pour l’ensemble de l’Etablissement.

La Gestion Administrative des Résidents  recueille les demandes d’admission qu’elle reçoit des partenaires médicaux, sociaux ou directement de personnes à domicile. L’admission est prononcée par le Directeur après avis favorable de la Commission d’Admission et de Gestion des Résidents au vu du dossier médical. Elle constitue ensuite le dossier administratif du résident et en assure son suivi tout au long du séjour.Elle est chargée de la facturation des frais de séjours, en partenariat avec le service financier.
Elle renseigne, accompagne et oriente les résidents et familles dans les démarches administratives. Afin de faciliter les démarches, elle assure une permanence administrative une demi-journée à minima, le jeudi après-midi.

LES RESSOURCES HUMAINES

Ce pôle est chargé de gérer les carrières des agents (avancement, évaluations annuelles et notations, discipline, retraite) et tient à jour leur dossier administratif.
Il gère également :

  • le recrutement (mutations, contrats de droit public et privé, concours, demandes de stages…),
  • le temps de travail (suivi des plannings, congés, compte épargne temps, heures supplémentaires, contrôle des badges de pointage…),
  • les formations (plans de formations annuels, congés de formation professionnelle..), ainsi que leur suivi,
  • les absences pour accident du travail, maladie ordinaire, maternité, longue maladie ou longue durée,
  • les salaires et primes du personnel,
  • les instances : Commissions Administratives Paritaires Locales, Comité Technique d’Etablissement, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail,
  • la médecine du travail,
  • les œuvres sociales et la Mutuelle Nationale des Hospitaliers
LE SERVICE FINANCIER ET L’ECONOMAT

Le service financier assure l’élaboration et le suivi des budgets, et tient à jour une comptabilité de stock et une comptabilité analytique.
Il est chargé :

  • du mandatement et du suivi du règlement des factures, ainsi que l’encaissement des recettes, en relation avec la trésorerie,
  • des études et procédures de marchés et de consultations nécessaires (fournitures, de biens et services),
  • du suivi des travaux en lien avec la Direction et le Service Technique.

L’économat est chargé des achats, des acquisitions et prestations externalisées. Il assure l’approvisionnement des services, se charge du recensement des besoins, de la passation des commandes, réceptionne et contrôle les livraisons, vérifie les stocks en magasin.

LE SERVICE QUALITE, COMMUNICATION, MEDIATION

Ce pôle est chargé de la mise en œuvre opérationnelle de la démarche qualité dans tous les services.
Il participe au développement d’une culture qualité au sein de l’Etablissement. Ses principaux objectifs sont :

    • poursuivre et développer les démarches d’amélioration de la qualité
    • rechercher l’excellence dans les pratiques professionnelles
    • coordonner la maîtrise des risques

Il intervient dans le cadre de médiations chaque fois qu’un dysfonctionnement, conflit ou difficulté de prise en charge du résident sont ressentis par les équipes soignantes, ou exprimés sous quelque forme que ce soit par les familles ou proches.
Il organise une veille juridique et réglementaire sur tous les champs se rapportant à la vie de l’Ehpad.
Il évalue la satisfaction des usagers par la mise en place de plusieurs dispositifs (enquête, groupes d’expression…).